Depolama

Depo Yönetimi Ve Kurulum Süreci

Uzun zamandır bu konuyla alakalı sorular geldiği için herhalde artık yazmanın zamanı geldi diye düşünüyorum. Daha önceki yazılarımdan birinde bu konuya değinmiş olmamla beraber bu sefer size baştan başlayıp bir depo kurarken nelere ihtiyaç duyarız, neleri dikkate almalıyız gibi soruların cevabını vermeye çalışacağım. Herkesin kullanımına açık bir bir depo kuracağımızı varsayarak başlayalım.

Depo Tasarımı

İlk olarak kurduğumuz yerin seçimi çok önemli, madem bu işten kar elde edeceğiz ticaret merkezlerine, gümrüklere, fabrikalara kısacası hitap etmeyi düşündüğümüz çevreye yönelik bir yer seçimi yapmalıyız. Deponun tasarımı da oldukça önemli tabi ki, koridorların aralıkları genişlikleri,rafların yüksekliği gibi unsurları göz önüne alarak foksiyonel bir depo tasarımı gerçekleştirmeliyiz. Ayrıca günde ne kadar araç doldurma boşaltma yapılacağı, içeride ki ürünlerin gün içinde depo içerisinde yapabileceği hareketini de planlamalıyız ki buna yönelik olarak sahip olmamız gereken özel ekipmanları da bir bilelim. İleriye yönelik olarak da olurda depomuzu genişletecek olursak ne kadar bir genişleme potansiyeline sahip olduğu da ayrı bir önemli tabi ki.

Yerimizi seçtik, tasarımını yaptık sıra geldi içeride kullanacağımız malzemelere. Madem ki genel bir depo yapacağız o zaman her türlü depolanabilecek malzemeye karşı önlemimizi almalıyız. Depo da kullanılacak olan; paletler, onları taşıyacak transpalet ve forklift gibi araçların seçimi; koli, çuval, ağır metaller ve bunların nerelerde ne şekilde depolanacağı, ya da bu depolanacak malzemelerden özel bir ekipman gerektiren bir ürünün olup olmayacağı da çözmemiz gereken başka bir soru. Ayrıca kullandığımız ekipmanların olur da bozulması durumunda yerine kullanılacak olanların hazırda bekletilmesi ya da yedek parçalarının olması da süreklilik için olmazsa olmaz.

Genel bir depo kurduk içeride 50 farklı müşterinin malı var. Kimin nerede ne kadar malı var, deponun neresinde boş alan var, hangi ürün ne zaman depodan çıkacak, ne zaman ürün gelecek bunları takip etmemiz için bir de program gerekli tabi ki. Yazılım ve donanım ihtiyacımız ortaya çıkıyor burada. Hangi programın bizim ihtiyacımıza cevap vereceği bu nokta da çok önemli. İleriye yönelik olarak otomasyon gerçekleştirilecek mi ya da farklı bir modernizasyon sürecine girecek miyiz bu sorularında önceden cevabı verilmeli.

En önemli noktalardan biri de deponun fiziksel özellikleri, alanı, elektrik techizatı, ışıklandırma ve havalandırma sistemi, ayrıca araçların yanaştıkları yerde ki ayarlanabilir rampalar bile operasyonun aksamaması için oldukça fazla öneme sahip. Deponun yapısınında mevsimsel özelliklerden en az etkilenecek şekilde dizayn edilmesi gerekli, eğer buna dikkat edilmez ise dışarıda kar yağarken içeride donmamak içten bile değil emin olun.

Bu kadar büyük yatırımlarla açılan bir deponun kurulduğu alanın da alt yapısı oldukça önemli. Zeminin yapısı ve güçlendirmelere ihtiyaç olup olmadığı ve çevresel her türlü faktör göz önüne alınmalıdır. Depo da kullanılacak olan raf sistemleri (sabit veya hareketli) bile karlılığa etki edecektir.

Deponun aydınlatması da oldukça önemli, Yeşil Lojistiğin popüler olduğu şu günlerde öyle depolar var ki üzerlerinde bulunan güneş panelleriyle enerji ihtiyaçlarının birçoğunu karşılıyorlar. Bazı depoların da üstü güneş ışığını geçirebilecek şekilde tasarlanıp elektrikten tasarruf edecek şekilde dizayn ediliyor.

Son olarak da deponun iklimlendirilmesinden söz edebiliriz. Sadece çalışanların değil depolanan bazı ürünlerinde bu şartlardan etkilendiğini unutmamak gerekir. Yaz ve kış belli sıcaklıkların sağlanması yeri geldiğinde nem oranının ve hava kalitesinin de ayarlanabileceği şekillerde bir sistem modern bir deponun olmazsa olmazıdır diyebiliriz.

Lojistik Depo Yatırımları

Lojistik sektörü içerisinde verilen hizmetler arasında maliyet ve operasyonel verimlilik adına süreç yönetiminin en önemli olduğu noktalardan birisi Depo Yönetimi. Taşımadan sonra en çok giderin yapıldığı ve yatırım maliyetlerinin yüksek olduğu depo yönetiminde kurulum ve sonraki aşamalar da profesyonel bir yol izlenmediği takdirde zarara uğramamak içten bile değil. Yatırım yapmak için filonuzu genişletebilir, yönetim binanızı büyütebilirsiniz fakat yaptığınız depolar boş kaldığı ya da kapasitesinin altında dolduğu müddetçe zarar etmekten başka yolunuz yoktur.

Küçük ve orta ölçekli Lojistik firmaları ileriye yönelik yatırım yapma kararları aldığında en başta akıllara gelen yeni araç alımı gerçekleştirmek ve depo alanını arttırmak oluyor. Ama yapılan bu yatırımlar ileriye yönelik tahminlerden ve bazı bilimsel yöntemlerden yararlanılmadan gerçekleştiğinde yatırımın karlılığı beklenenden az ve verimi düşük oluyor. Büyük firmalarda ise durum bundan biraz daha farklı. Eğer yatırım için filo ve depo noktasında bir şeyler yapılacaksa öncesinde büyük bir fizibilite ve talep tahmin çalışması; ileriye yönelik olası riskler ve farklı planlar gözden geçirilerek yatırıma karar veriliyor. Bunların yanında Firma satın almaları ya da birleşmeleri, yabancı partnerler ile ortaklık gibi stratejilerde firmaların geleceğe yönelik büyüme hedefleri noktasında yaptıkları arasında sayılabilir.

Türkiye’de Depo Yatırımları

Depo yönetimiyle alakalı önceki yazımda ülkemizdeki depoların doluluk oranlarından biraz bahsetmiştim. Gümrüklü-gümrüksüz depolar, sektörlerin ihtiyaçlarına göre dizayn edilmiş depolar, dağıtım merkezleri ve soğuk hava depolarını genel kategoriler olarak değerlendirebiliriz. Bazı şirketler bu depo ihtiyaçlarını kendileri karşılarken bazıları ise dış kaynak kullanımı yoluna giderek lojistik hizmet sağlayıcıların deposunu kullanırlar. Lojistik firmalarının sahip olduğu depoların doluluk oranı %63, antrepoların ise %70 civarında. Dağıtım merkezi olarak kullanılan depolarda ve soğuk hava depolarında ise durum normal depolarla neredeyse aynı düzeyde. Kendi deposu olan şirketlerdeyse; doluluk oranları değişim göstermekle beraber %60′lara kadar düşen bazı sektörler var.

Neresinden bakarsak bakalım ülkemizdeki depolarda bazı problemler olduğu bir gerçek. Bütün bunlara rağmen geçtiğimiz yılla alakalı cirolarını açıklamaya başlayan ve ileriye yönelik yatırımlarıyla alakalı bilgi veren bir çok şirketin politikasında depo yatırımları büyük bir yer kaplamakta. Hal böyle olunca insanın aklına bazı sorular geliyor. Mesela hali hazırda eksik kapasiteyle çalışan depoları; kimler nasıl, ne şekil de ve hangi stratejilerle işletiyorlar? Ya da bu depolar kurulum aşamasında ne gibi çalışmalar yapılarak inşa edildi? Benim aklıma gelen cevaplar durumun en baştan yapılmaya başlanan hatalarla bu noktaya geldiğini söylüyor.

Bir Lojistik şirketi bu gün genel bir depo yapmaya kalkışsa en basit haliyle bile milyon dolarları görmemek içten bile değil, kaldı ki depo yeri seçiminde arazinin konumu da oldukça önemli olduğundan maliyetler çoğu durumda içinden çıkılmaz bir hal alabiliyor. Yine de bu durumlara rağmen depo yatırımlarına devam eden şirketler demek ki daha profesyonel ve ileriye yönelik talep planlamalarını çok iyi organize ederek bu yatırımları gerçekleştiriyorlar.

Günümüzde Depo; malların bekletildiği bir yer olmaktan daha fazla bir anlam ifade ediyor. Depoya gelen mallar müşteri istekleri doğrultusunda onlara sunum için çeşitli işlemlere tabi tutulmanın yanında, niteliklerine göre depolanıp uygun şartlarda saklanıyorlar. Piyasa da oluşabilecek talep dalgalanmalarına en hızlı şekilde cevap verecek biçimde hazır bir şekilde bekletilip gerektiğinde kontrol ve uygunlukları da denetlenebiliyor. Tüm bunların yanında müşteriden gelen siparişlere göre farklı ürün grupları tek bir sevkiyat için hazır hale getirilip, istenilen zamanda adresinde olması için sevkiyat planlaması da bu noktalardan yapılarak ürünler tüketicilere ulaşıyorlar. İşte depolarda verilen bu tip hizmetler her ne kadar dışarıdan basit gibi görünse de depolar lojistik operasyon içerisinde büyük bir rol oynuyor.

Durum böyle olunca depo yatırımı yapmadan önce bir defa değil, bir çok kez düşünmek gerekli. Aksi durumda yukarı da saydığım oranları büyütmenin dışında yapılan yatırımın bir etkisi olmaz. Yapılacak bir depo yatırımı ileriye yönelik firma hedefleriyle ne şekilde bağdaşıyor? Yapılacak depo müşteri portföyümüzün ne kadarlık bir kısmının ihtiyaçlarını cevap verir nitelikte? gibi benzeri soruların cevabı iyice araştırılarak yatırımlara öyle başlamak gerekli. Günümüzde faaliyette olan depoların bir kısmı malesef yanlış yollarla yönetilip eski ekipmanlarla hizmet verdiği için doluluk oranları gittikçe düşmekte ve onların yerini ise modern yöntemlerle inşa edilmiş, ve her türlü müşteri ihtiyacına cevap verebilecek depolar almakta.

Türkiye’de Depo Kullanımı

Biraz da ülkemizden bazı sayılar vermek istiyorum. Lojistik sektörü içerisinde faaliyet gösteren firmalardan deposu olan şirketlerin oranı %82. Genel olarak baktığımızda ise depo doluluk oranlarının olması gerektiğinden az olduğunu söyleyebiliriz. Gümrüksüz genel depolarda doluluk oranı %63′lerde iken gümrüklü depolarda bu oran %70 civarında. Neresinden bakarsanız bakın kullanılmayan büyük bir kapasiteden söz edebiliriz ki bunun en büyük sebebi depo yönetiminin hala geleneksel yollarla yapılması.

Lojistik firmalarının dışında kendi deposu olan şirketlerin doluluk oranları da ortalama %75 civarında hele ki ihracat rakamlarımızın yüksek olduğu tekstil/konfeksiyon sektöründe bu oran %60′lara kadar düşmekte.

Kısacası iş binayı dikmekle bitmiyor. Öncesinde ve sonrasında yapılması gereken araştırmaları göz ardı etmemek ve depo yönetiminde modern bir anlayış benimsemek gerekli. Ve olmazsa olmaz; depo yönetiminde bir program kullanmak şart. Her atıl kapasitenin ülke servetine zarar verdiğini unutmadan bu işi dünya standartlarında yapmamız dileğiyle…

Emre İPEKÇİ